Herzenshilfe Onboarding

1. Modul 1: Rolle, Verantwortung und Standortalltag

Aufgaben, Zuständigkeiten, Erreichbarkeit, wirtschaftliche Verantwortung und tägliche Prioritäten.

Willkommen und Rolle der Teamleitung

Auftrag, wirtschaftliche Standortführung und Verantwortung für Kunden und Mitarbeitende.

Zuständigkeiten, Erreichbarkeit und tägliche Prioritäten

Ansprechpartner, Vertretung, Reaktionszeiten und einen verlässlichen Tagesstart organisieren.

2. Modul 2: Diensthandy, E-Mail und WhatsApp Business

Geschäftliche Geräte, Zugänge und Kommunikationskanäle professionell und datenschutzbewusst nutzen.

Diensthandy, Zugänge, E-Mail und Signatur

Das geschäftliche iPhone und den E-Mail-Zugang sicher und einheitlich einrichten.

WhatsApp Business und Datenschutz

Kunden und Mitarbeitende ausschließlich über den geschäftlichen Kanal erreichen und Automationen sinnvoll nutzen.

3. Modul 3: HeyCarla - Zugang und Dashboard

Administratorenzugang, Authenticator-App, Passwortwiederherstellung und Orientierung auf der Startseite.

HeyCarla: Administratorzugang und Dashboard

Erstanmeldung mit Authenticator-App, Passwortzurücksetzung und tägliche Orientierung zusammenhängend beherrschen.

04:52 Min

4. Modul 4: Mitarbeitende und Bewerbungen

Mitarbeiterprofile, Unterlagen, Arbeitszeiten, Bewerbungen, Hospitation und Einarbeitung.

Mitarbeitende anlegen, Unterlagen und Zuordnungen

Mitarbeiterprofile, Einladung, Dokumente und zugewiesene Klienten vollständig pflegen.

09:02 Min

Abwesenheiten und Stundenzettel

Abwesenheiten und Arbeitszeiten aktuell halten und Minijobgrenzen sowie interne Zeiten prüfen.

Bewerbungen und Vorstellungsgespräche

Bewerber telefonisch aufnehmen, persönlich einschätzen und den nächsten Schritt verbindlich festlegen.

Hospitation, Mitfahrer und Feedback

Nach dem Gespräch einen geeigneten Mitfahrer auswählen und eine faire, aussagekräftige Kennenlernphase organisieren.

Dienstkleidung, Krankheit, Urlaub und Konflikte

Verbindliche Regeln wertschätzend umsetzen und arbeitsrechtliche Entscheidungen mit der Zentrale abstimmen.

5. Modul 5: HeyCarla - Klienten, Verträge und Genehmigungen

Klienten vollständig anlegen, Dokumente hinterlegen und Leistungs- sowie Genehmigungszeiträume korrekt erfassen.

Klienten aufnehmen und Profile vollständig anlegen

Erforderliche Kundendaten, Pflegegrad, Kostenträger und Besonderheiten erfassen und mit Testdaten üben.

23:42 Min

Verträge, Dokumente und Genehmigungen hinterlegen

Verträge erstellen, Dokumente scannen und jede abrechnungsrelevante Genehmigung vollständig erfassen.

6. Modul 6: Kalender, Termine und Tourenplanung

Termine, Unterschriften, Kilometer, interne Zeiten, Zuordnung, Touren und Vertretungen sicher steuern.

Kalender, Smart Kalender und Termine

Einzel- und Serientermine sicher planen, bearbeiten und mit einem Testtermin üben.

07:59 Min

Unterschriften, Kilometer, interne Zeiten und Aufgaben

Termine korrekt nachbearbeiten und offene Punkte in HeyCarla zuverlässig verfolgen.

Mitarbeitende passend zuordnen und Kapazitäten steuern

Sympathie, Fähigkeiten, Belastbarkeit, Wochenstunden und Minijobgrenzen bei jeder Zuordnung beachten.

Regionale Touren und Vertretungen planen

Feste Touren mit kurzen Wegen, realistischen Puffern und fairen Vertretungen bilden.

7. Modul 7: Finanzierung, Kostenträger und Abrechnungsgrenzen

Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, SGB V, private Leistungen, Kostenträger und Korrekturwege.

Entlastungsbetrag und Verhinderungspflege

Leistungsarten, Voraussetzungen, Budgets und Abrechnungsgrenzen verständlich auseinanderhalten.

SGB V, Krankenhaus, Pflegeheim und private Leistungen

Haushaltshilfe nach § 38 SGB V von Pflegekassenleistungen und privaten Aufträgen trennen.

Kostenträger, Genehmigungszeiträume und Korrekturen

Pflegekasse oder Krankenkasse richtig hinterlegen und Abrechnungsfehler kontrolliert korrigieren.

Wissenstest Modul 7: Finanzierung und Kostenträger

Kurze Lernerfolgskontrolle zu den wichtigsten Regeln dieses Moduls.

8. Modul 8: Klientenaufnahme, Ersttermin und Pflegebox

Erstaufnahme, realistische Leistungsplanung und sichere Information sowie Beantragung von Pflegehilfsmitteln.

Klientenaufnahme und Ersttermin

Leistungswunsch, Haushalt, Budget, Sicherheit und Erwartungen vor einer verbindlichen Planung klären.

Pflegeboxen sicher erklären und beantragen

Voraussetzungen, digitaler Antrag, Wechselversorgung, private Versicherung und mögliche Rechtsänderungen korrekt einordnen.

12:03 Min

9. Modul 9: Ausfälle, Notfälle und Arbeiten im Kundenhaushalt

Pauschalen, Notfälle, Leistungsgrenzen, Schlüssel, Geld, Beschwerden, Social Media und Arbeitsschutz.

Absagen, 49-Euro-Pauschale und akute Notfälle

Vertragliche Absagen von echten Notfällen unterscheiden und bei Lebensgefahr sofort 112 einschalten.

Aggression, Gewaltverdacht, Schäden und Leistungsgrenzen

Mitarbeitende schützen, Vorfälle sachlich bearbeiten und Pflege- sowie Medizinaufgaben klar abgrenzen.

Schlüssel und Zugang zur Wohnung

Übergabe, Aufbewahrung, Rückgabe und Verlust von Kundenschlüsseln nachvollziehbar organisieren.

Geld, Beschwerden, Social Media und Arbeitsschutz

Finanzielle Grenzen, Kundenkonflikte, Einwilligungen und sichere Arbeitsbedingungen zusammenhängend steuern.

Wissenstest: Notfälle und Arbeiten im Kundenhaushalt

Kurze Lernerfolgskontrolle zu den wichtigsten Regeln dieses Moduls.

10. Modul 10: Mitarbeiterführung, Qualität und Monatsabschluss

Feedback, Konflikte, Kontrollroutinen, Monatsabschluss und schnelle Lösungen für typische Fälle.

Mitarbeiterführung und Überforderung früh erkennen

Neue Mitarbeitende begleiten, klares Feedback geben und Belastung oder Konflikte rechtzeitig bearbeiten.

Qualitätskontrolle und feste Routinen

Tägliche, wöchentliche und monatliche Kontrollen wirksam und nachvollziehbar durchführen.

Monatsabschluss und Was-mache-ich-wenn-Bibliothek

Abrechnungsreife herstellen und für typische Fälle schnell den richtigen sicheren Ablauf finden.

Wissenstest: Mitarbeiterführung und Qualität

Kurze Lernerfolgskontrolle zu den wichtigsten Regeln dieses Moduls.